"Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik", 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. İlgili yönetmeliğin 25. Maddesinde "Özel ve üstü gizlilik dereceli belgelerin (Gizli,Çok Gizli) hazırlanması, kaydedilmesi, saklanması,gönderilmesi, alınması elektronik ortamda gerçekleştirilmez, fiziksel ortamda gerçekleştirilir denilmektedir.

Gizlilik dereceli belgelerin gönderilmesinde Üniversite şablonu kullanılarak belge içeriği oluşturulmalı, belge sayısı EBYS üzerinden alınmalı ve yönetmeliğe uygun şekilde saklanıp belge gönderilmelidir. EBYS üzerinden sayı alma yönergesi yazımız ekinde mevcuttur.