EBYS DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR

İmza ya da paraf işlemi için gelen belgelerde;

-Belge kontrolü yapılmalı, eğer taslak dosyadan oluşturulmuş ise üniversite antetli kağıtlarının kullanıldığından emin olunmalıdır. Antetli kağıtlar tüm personele ebys mesaj yoluyla gönderilmiş olup üniversite ebys internet sayfamızda da mevcuttur.

-Gelen üstyazıda ekler ya da ilgi mevcutsa önizleme ekranından ilgi ya da eklerin belge hazırlayan kişiler tarafından sisteme eklenilip eklenilmediği kontrol edilmelidir.

-En önemlisi belge akışları kontrol edilmeli; belge üzerinde bulunan imza-imzaların belge akışında da bulunduğundan emin olunmalıdır. Bilindiği gibi hatalı evraklarda kanuni sorumluluk; belge hazırlayan kullanıcılar ile belge üzerinde paraf-imza işlemi yapan kullanıcılara aittir.

-Belge havaleleri ve dağıtım planları butonundan ilgili belgenin havale yapılıp yapılmadığı ,yapılmış ise doğru birimlere yapıldığı kontrol edilmelidir. Belge havaleleri incelemesi yapıldığında, evrakın hangi tarihte hangi birime hangi saatte ulaştığı ve hangi kullanıcı tarafından işlem yapıldığı görülebilir.

Havale yapılması gereken belgelerde;

-Rektörlük makamına kesinlikle direk havale yapılmamalı, rektörlük makamını ilgilendiren havaleler genel sekreterlik makamına gönderilmelidir. Genel sekreterlik makamınca uygun görülen havaleler rektörlük makamına bizzat genel sekreterlik makamınca yapılacaktır.

-Eğer havale yapılacak belge kişiye özel değilse; havaleler kişiye değil birimlere yapılmalıdır.

(Bu durum yoğun olarak yapılan yanlışlardandır. Örneğin Personel Daire Başkanlığını ilgilendiren evrak ise havale butonundan alıcı tipi birim seçilir ve Personel Daire başkanlığına gönderilir. Alıcı tipi kullanıcı seçip direk başkanın kendisine göndermek doğru değildir.)

Genel olarak ebys kullanılırken;

-Belge hazırlayan kullanıcılar belge oluşturma aşamasında ilgili birim butonunu belge üzerinde imzası ya da parafı olan kullanıcılara ait birimleri yazmamalıdır, ilgili birim boş bırakılmalıdır.

Örneğin; Rektörlük makamınca imzalanacak belgede ilgili birim rektörlük yazılmamalıdır. Çünkü ilgili birim son imzadan sonra belgenin otomatik havalesi anlamına geldiği için rektörlük makamınca imzalanan belgeler tekrar rektörlük makamına gereği olarak düşer. Özetle belge hazırlayan kullanıcılar, belgede  rektörlük makamının imzası varsa ilgili birimi asla rektörlük seçmemelidir.

-Kullanıcılar vekalet bırakırken sistem üzerinden vekaletlerini, müvekkillerine kendileri bırakmak zorundadır.

-Kullanıcılar asla ebys şifresini, e-imza kart ve kart okuyucusunu ve şifresini başka kullanıcılara vermemelidir. Yasal sorumluluk alan ve veren kullanıcılara aittir.

-Kullanıcılar ebys üzerinden gelen mesajları ve sistemdeki duyuruları dikkate alması zorunludur.

-Sistemi daha iyi öğrenmek için http://eskisite.igdir.edu.tr/ebys-antet# adresindeki yardım kılavuzu incelenebilir, yardım videoları izlenebilir.